Standard-Funktionen von Nextcloud: Was das Starter-Paket kann

Auf unserer Preisseite steht beim Starter-Paket für 11,90 € im Monat die Zeile „Standard-Funktionen“. Bei Team und Plus steht dort „Office-Features inkl. Talk“. Diese beiden Pakete sind für Teams gedacht, die viel mit Office im Browser und mit Talk für Chat und Videokonferenzen arbeiten. Sie haben mehr Speicher und schnellere Antworten im Helpdesk. Die Apps dafür gibt es in jedem Paket, auch im Starter. Apps aus dem Nextcloud App Store installieren und verwalten Sie selbst. Die Standard-Funktionen umfassen alles, was eine Nextcloud im Kern ausmacht.

Die Angaben in diesem Artikel beziehen sich auf Nextcloud 35, die aktuelle Version vom 16. September 2026.

Was gehört zu den Standard-Funktionen von Nextcloud?

Nextcloud besteht aus einzelnen Apps, die man ein- und ausschalten kann. Zu den Standard-Funktionen zählen die Kern-Apps, mit denen die meisten Nutzer täglich arbeiten:

• Dateien mit Ordnern, Suche, Versionen und Papierkorb
• Freigaben an Kollegen und öffentliche Links
• Kalender, Kontakte und Aufgaben
• Deck für Aufgabenlisten im Kanban-Stil, Notizen und die Text-App
• Fotos mit Alben und Kartenansicht
• Benutzer, Gruppen und Teams, Zwei-Faktor-Anmeldung und Aktivitätsprotokoll

Weitere Apps installieren Sie selbst. In jedem Paket haben Sie volle Admin-Rechte über die Apps und wählen aus dem Nextcloud App Store, was Sie brauchen, zum Beispiel Formulare, Umfragen, Talk oder die Office-Apps. Apps, die Sie nicht nutzen, schalten Sie ab.

Wie funktioniert die Dateiablage in Nextcloud?

Im Browser sieht die Dateien-App aus wie der Explorer unter Windows: Ordner links, Dateien rechts, Hochladen per Drag-and-drop. PDFs, Bilder und Textdateien öffnen sich als Vorschau. Wichtige Ordner markieren Sie als Favoriten, über Schlagwörter finden Sie zusammengehörige Dateien wieder. Die Suche oben findet Dateien nach ihrem Namen in allem, worauf Sie Zugriff haben. Den Inhalt von Dokumenten durchsucht sie ohne eine zusätzliche Volltextsuche nicht.

Synchronisation auf Rechner und Handy

Den Desktop-Client gibt es laut Nextcloud-Downloadseite für Windows, macOS und Linux. Er legt auf Ihrem Rechner einen Ordner an, der sich mit der Nextcloud abgleicht. Was Sie dort speichern, liegt kurz danach auf dem Server und, wenn der Ordner geteilt ist, auch auf den Geräten Ihrer Kollegen. Für Android (Google Play und F-Droid) und iOS gibt es die Nextcloud-App. Sie zeigt Ihre Dateien unterwegs an und lädt auf Wunsch jedes neue Foto und Video aus der Kamera automatisch hoch. Für viele Familien ist das der wichtigste Grund für eine eigene Nextcloud: Die Handyfotos landen auf einem Server in Deutschland statt bei Google oder Apple.

Versionen und Papierkorb

Wenn Sie eine Datei ändern, behält Nextcloud die vorherige Fassung. In der Seitenleiste unter „Versionen“ stellen Sie eine ältere Fassung mit einem Klick wieder her. Nextcloud dünnt alte Versionen laut Handbuch mit der Zeit aus: In den ersten 30 Tagen bleibt eine Version pro Tag, danach eine pro Woche. Versionen, denen Sie einen Namen geben, löscht Nextcloud nicht automatisch.

Gelöschte Dateien wandern in den Papierkorb. In der Grundeinstellung bleiben sie dort mindestens 30 Tage. Beides hilft, wenn jemand versehentlich etwas überschreibt oder löscht. Ein Backup ersetzt es nicht. Wie eine vollständige Sicherung aussieht, erklären wir im Artikel zur 3-2-1-Backup-Strategie. Bei unserer Managed Nextcloud übernehmen wir die Backups für Sie.

Wie teile ich Dateien mit anderen?

Nextcloud unterscheidet zwei Arten von Freigaben. Interne Freigaben gehen an Personen mit einem Konto auf Ihrer Nextcloud, an Gruppen oder an Teams. Der geteilte Ordner erscheint dann in deren Dateiliste. Pro Freigabe legen Sie fest, ob die anderen nur lesen oder auch hochladen und bearbeiten dürfen. Laut Benutzerhandbuch funktioniert das auch mit Konten auf einer anderen Nextcloud, etwa beim Dachverband Ihres Vereins.

Für alle anderen erstellen Sie einen öffentlichen Link. Den können Sie mit einem Passwort schützen und mit einem Ablaufdatum versehen, danach funktioniert er nicht mehr. Sie können den Download ausblenden und den Empfängern eine Notiz mitgeben.

Praktisch für Vereine und kleine Büros ist der Upload-Link, im Handbuch „File drop“ genannt. Wer ihn bekommt, kann Dateien in einen Ordner hochladen, sieht aber nicht, was schon darin liegt. So sammeln Sie Anmeldeformulare, Belege oder Fotos vom Sommerfest ein, ohne dass jemand ein Konto braucht.

Mit Nextcloud 35 kamen Einmalpasswörter für Freigaben dazu. Laut Release-Beitrag bekommt der Empfänger einen Code per E-Mail und muss ihn eingeben, bevor er an die Dateien kommt. Ein weitergeleiteter Link allein reicht dann nicht mehr. Was sich mit Version 35 sonst geändert hat, steht in unserem Artikel zu Nextcloud 35.

Was bieten Kalender, Kontakte und Aufgaben?

Kalender und Kontakte speichert Nextcloud in den offenen Formaten CalDAV und CardDAV. Darum lassen sie sich mit fast jedem Gerät abgleichen. Im Browser legen Sie Termine an, laden Teilnehmer ein und teilen einen Kalender mit anderen, zum Beispiel den Hallenbelegungsplan mit allen Trainern.

Haben Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung eingeschaltet, brauchen Kalender-Apps ein eigenes App-Passwort. Das erzeugen Sie in den persönlichen Sicherheitseinstellungen der Nextcloud.

Aufgaben verwaltet die App „Tasks“. Sie speichert die Aufgaben in Ihren Kalendern und gleicht sie über denselben Weg mit dem Handy ab. Für Abläufe mit mehreren Schritten gibt es Deck. Dort legen Sie Karten auf einem Board an, verschieben sie von „Offen“ nach „Erledigt“, weisen sie Personen zu und setzen Fälligkeiten. Das Prinzip kennen Sie vielleicht von Trello.

Die App „Notes“ speichert jede Notiz als Textdatei in einem eigenen Ordner Ihrer Dateien, Formatierungen schreiben Sie in Markdown. Die Text-App öffnet Markdown-Dateien direkt in der Dateiliste. Mehrere Personen können ein solches Textdokument gleichzeitig im Browser bearbeiten, etwa ein Protokoll während der Vorstandssitzung. Das geht auch ohne die Office-Funktionen, nur eben ohne Word-Format, Seitenlayout und Tabellenkalkulation. In Nextcloud 35 kann man in Text Kommentare und Fußnoten setzen.

Die Fotos-App zeigt alle Bilder aus Ihrer Nextcloud als Zeitleiste. Mit Version 35 wurde sie neu gestaltet: Es gibt eine Kartenansicht, eine Diashow, einen Jahresrückblick und eine automatische Gruppierung von Reisefotos. Aufnahmedatum und Ort lassen sich korrigieren, ohne die Originaldatei zu verändern.

Wie verwalte ich Benutzer, Teams und Sicherheit?

In allen Paketen ist die Zahl der Benutzer unbegrenzt. In der Benutzerverwaltung legen Sie Konten an, sortieren sie in Gruppen wie „Vorstand“ oder „Buchhaltung“ und geben Ordner gezielt an diese Gruppen frei. Verlässt jemand den Verein, deaktivieren Sie sein Konto.

Neu in Nextcloud 35 ist die Teams-App. Teams gab es vorher schon, sie waren aber in der Kontakte-App versteckt. Jetzt hat jedes Team einen eigenen Arbeitsbereich mit Startseite und Speicher. Boards in Deck können einem Team gehören statt einer einzelnen Person. Wenn der Vorstand wechselt, bleiben die Boards also beim Team.

Für die Anmeldung lässt sich ein zweiter Faktor einrichten. Laut Handbuch funktionieren Authenticator-Apps mit sechsstelligen Codes, Hardware-Schlüssel wie Nitrokey FIDO2 und Backup-Codes für den Notfall. Das Aktivitätsprotokoll zeigt, wer wann welche Datei geändert, geteilt oder gelöscht hat. Auf Wunsch schickt Nextcloud diese Meldungen auch per E-Mail.

Was unterscheidet Starter von Team und Plus?

Office im Browser und Talk können Sie in jedem Paket nutzen, auch im Starter. Die Apps installieren Sie aus dem Nextcloud App Store. Team und Plus sind für Teams gedacht, die viel damit arbeiten. Sie bieten mehr Speicher und schnellere Antworten im Helpdesk, Plus zusätzlich das High-Performance-Backend.

Mit Office im Browser öffnen Sie eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei in der Nextcloud und bearbeiten sie zu mehreren gleichzeitig, ohne dass jemand Office installiert haben muss. Ohne diese Apps legen Sie Office-Dateien ab, teilen und synchronisieren sie. Sie öffnen sie dann über den Desktop-Client lokal mit Word oder LibreOffice. Bearbeiten zwei Personen dieselbe Datei gleichzeitig auf ihren Rechnern, legt der Client eine Konfliktkopie an, und jemand muss die Änderungen von Hand zusammenführen. Was die Office-Funktionen im Einzelnen können, erklären wir im Artikel zu den Office-Funktionen von Nextcloud.

Talk ist der Chat mit Video- und Telefonkonferenzen in der Nextcloud. Für Chat und kleine Anrufe reicht Talk ohne Zusatzdienst. Für Konferenzen mit vielen Teilnehmern braucht Talk das High-Performance-Backend aus dem Plus-Paket. Dazu gehört auch Client Push, das geänderte Dateien sofort an Desktop-Client und Weboberfläche meldet. Wozu beide dienen, steht im Artikel zum High-Performance-Backend.

Alle Pakete haben unbegrenzt viele Benutzer. Die Preise verstehen sich inklusive Mehrwertsteuer. Den Helpdesk erreichen Sie in jedem Paket. Die Fristen zählen in der Geschäftszeit an Werktagen, Anfragen nimmt der Helpdesk rund um die Uhr an. Mit Prio 1 ist eine Anfrage meist in 1 bis 6 Stunden geklärt. Was die Prioritäten bedeuten, erklärt unser Artikel zu den Support-Leveln.

Für wen reicht das Starter-Paket?

Starter passt, wenn Sie vor allem Dateien an einem Ort sammeln und teilen wollen. Typische Beispiele sind ein Sportverein mit Trainerordner und Hallenkalender, eine Projektgruppe, die Unterlagen austauscht, oder eine Familie, die Handyfotos und gemeinsame Termine aus der Hand großer Anbieter holen möchte. Wer seine Dokumente ohnehin lokal in Word oder LibreOffice schreibt und sich per E-Mail oder Telefon abspricht, vermisst im Starter wenig. Brauchen Sie später einen Chat oder Office im Browser, installieren Sie die Apps dazu.

Team ist für Gruppen gedacht, die viel mit Office im Browser und Talk arbeiten, also regelmäßig gemeinsam an Dokumenten schreiben oder Besprechungen und Chats in der Nextcloud führen. Das ist oft der Fall, wenn ein kleines Unternehmen von Microsoft 365 oder Google Workspace wechselt. Worauf es dabei ankommt, beschreibt unser Artikel zum Umstieg auf eine Microsoft-365-Alternative. Im Vergleich zu Starter bekommen Sie dreimal so viel Speicher und Antworten im Helpdesk in bis zu 24 statt 48 Stunden. Plus ist für Teams gedacht, die häufig Videokonferenzen mit vielen Teilnehmern abhalten, viel über den Desktop-Client synchronisieren oder mehr Speicher und schnelleren Support brauchen.

Prüfen Sie vor der Wahl auch den Speicherbedarf. Vereinsunterlagen wie PDFs und Word-Dateien belegen selten viel Platz. Wenn eine Familie Handyfotos und Videos von mehreren Geräten hochlädt, ist der Platz schneller belegt.

Bei unserer Managed Nextcloud laufen alle Pakete auf Servern in Deutschland, Updates, Sicherheits-Patches und Backups übernehmen wir. Die Pakete im Vergleich finden Sie unter Preise und Pakete. Wenn Sie unsicher sind, welches passt, klären wir das in einem kostenlosen 20-minütigen Erstgespräch.

Häufige Fragen

Quellen

1. Nextcloud: Nextcloud Hub 26 Summer (Release-Beitrag)
2. Nextcloud User Manual: File Sharing
3. Nextcloud User Manual: Version control
4. Nextcloud User Manual: Managing deleted files
5. Nextcloud User Manual: Synchronizing with Android
6. Nextcloud User Manual: Synchronizing with Thunderbird
7. Nextcloud User Manual: Using two-factor authentication
8. Nextcloud: Download der Clients
9. Nextcloud App Store
10. Outlook CalDav Synchronizer