Raus aus Microsoft 365: So planen KMU den Umstieg auf Open Source

Ein KMU verlässt Microsoft 365 am sichersten in Etappen. Zuerst erfassen Sie Dienste, Daten und Vertragslaufzeiten, dann ziehen die Dateien von OneDrive und SharePoint nach Nextcloud um, danach Chat und Videokonferenzen, die E-Mail zuletzt. Jede Etappe testet vorher eine Pilotgruppe. Geplant wird rückwärts vom Verlängerungstermin des Microsoft-Vertrags.

Warum Unternehmen über den Wechsel nachdenken und wie Behörden ihn angehen, steht in unserem Beitrag zur digitalen Souveränität im Mittelstand. Hier geht es um die Umsetzung in Betrieben mit 10 bis 100 Mitarbeitenden, mit den Werkzeugen, die die Daten bewegen.

Was gehört in die Bestandsaufnahme vor dem Umstieg?

Bevor jemand einen Server bestellt, brauchen Sie eine Liste dessen, was in Ihrem Microsoft-365-Tenant steckt. Vieles zeigt das Admin Center, den Rest erfahren Sie in den Abteilungen.

Lizenzen und Vertragslaufzeit

Notieren Sie für jedes Abonnement Plan, Lizenzzahl, Laufzeit und Verlängerungsdatum (Admin Center, „Abrechnung“, „Ihre Produkte“). Dieses Datum ist der wichtigste Termin im ganzen Projekt. Bei Abonnements, die direkt bei Microsoft laufen, gibt es eine anteilige Erstattung nur, wenn Sie innerhalb von sieben Tagen nach Beginn oder Verlängerung kündigen. Die Zahl der Lizenzen lässt sich zum nächsten Verlängerungstermin verringern (Microsoft Learn). Kaufen Sie über einen Händler, fragen Sie dort nach den Fristen in Ihrem Vertrag.

Exchange und alles, was darüber Mails verschickt

Erfassen Sie die Postfächer mit ihrer Größe, dazu freigegebene Postfächer wie info@ oder rechnung@, Verteilerlisten, Weiterleitungen und Regeln auf dem Server. Leicht vergessen werden Geräte und Programme, die über Exchange Online Mails versenden, etwa der Scanner im Kopierer oder die Warenwirtschaft. Sie brauchen später neue SMTP-Zugangsdaten.

OneDrive, SharePoint und Teams

Wichtig sind die Datenmenge je Bereich und die Frage, wer mit wem teilt. Jedes Team in Teams hat im Hintergrund eine eigene SharePoint-Website, dort liegen die Dateien der Kanäle. Schreiben Sie außerdem auf, welche Ordner nach außen freigegeben sind, wo OneNote-Notizbücher liegen und ob jemand Planner, Forms oder Power Automate nutzt. Telefonieren Sie über Teams, gehört auch das auf die Liste.

Office-Dateien mit Makros

Dateien mit den Endungen .xlsm, .xlam, .docm, .dotm und .pptm enthalten VBA-Makros. Wie Sie diese Dateien zählen, zeigt der Abschnitt zu rclone weiter unten. Notieren Sie zu jeder wichtigen Makro-Datei, wer sie gebaut hat und wer täglich damit arbeitet. Ebenso wichtig sind Add-ins von Branchensoftware in Word, Excel oder Outlook.

Konten in Microsoft Entra ID

Exportieren Sie die Liste der Benutzer und Gruppen samt Anmeldemethoden für die Mehrfaktor-Anmeldung. Verwalten Sie Geräte mit Intune, kommt diese Liste dazu. Sehen Sie außerdem unter „Unternehmensanwendungen“ nach, welche fremden Dienste die Anmeldung mit dem Microsoft-Konto nutzen, etwa ein CRM oder die Zeiterfassung. Diese Dienste brauchen nach dem Abschied von Entra ID einen neuen Anmeldeweg.

Welche Open-Source-Alternative ersetzt welchen Microsoft-365-Dienst?

Die Tabelle nennt zu jedem Dienst eine Alternative und den Weg, auf dem die Daten umziehen. In der rechten Spalte steht, was Sie von Hand nachbauen oder bewusst zurücklassen.

Bei Makros unterscheiden sich die beiden Pakete. OnlyOffice schreibt Makros in JavaScript und kann VBA nicht ausführen. Seit Version 9.0 bietet es eine Umwandlung mit seinem KI-Plugin an, deren Ergebnis Sie laut Hersteller sorgfältig prüfen müssen. Collabora Online stammt von LibreOffice ab. Makros sind dort ab Werk abgeschaltet und lassen sich im Browser nicht bearbeiten. Ob eine bestimmte Excel-Mappe läuft, zeigt in beiden Fällen nur ein Test mit der echten Datei.

Den Chatverlauf aus Teams lassen Sie am besten zurück. Für Slack bietet Mattermost mit mmetl ein offizielles Importwerkzeug, für Teams gibt es keines. Wichtige Absprachen aus Kanälen sichern Sie vorher als Dokument in der neuen Dateiablage.

In welcher Reihenfolge zieht man von Microsoft 365 um?

Zuerst kommt, was wenig an anderen Systemen hängt, zum Schluss das, woran alles hängt. Für einen Betrieb mit etwa 40 Arbeitsplätzen, der nebenher normal weiterarbeitet, halte ich diese Zeiten für realistisch. Bei 100 Personen dauert vor allem die Schulung länger.

1. Wochen 1 bis 3: Bestandsaufnahme, Entscheidung und Zeitplan. Der Verlängerungstermin steht als feste Marke im Kalender.
2. Wochen 4 bis 6: Keycloak und Nextcloud mit Collabora oder OnlyOffice aufsetzen. Keycloak bindet Entra ID zunächst als externen Anmeldedienst an. Ihre Leute melden sich dann mit dem bestehenden Microsoft-Konto auch an Nextcloud an.
3. Wochen 7 bis 10: Die Pilotgruppe arbeitet mit Nextcloud, ihre Ordner werden mit rclone übertragen.
4. Wochen 11 bis 16: Alle Abteilungen ziehen nacheinander um, jeweils mit kurzer Schulung. Danach werden die alten Bereiche schreibgeschützt.
5. Wochen 17 bis 22: Chat mit Mattermost oder Nextcloud Talk und Videokonferenzen mit Jitsi. Teams bleibt für Einladungen von außen im Browser erreichbar.
6. Wochen 23 bis 30: E-Mail. Postfächer vorab mit imapsync kopieren, am Stichtag den MX-Eintrag umstellen, danach einen letzten Abgleich laufen lassen.
7. Zum Verlängerungstermin: Lizenzen reduzieren oder auslaufen lassen. Die Daten des Tenants sichern Sie vorher vollständig.

Läuft Ihr Vertrag in drei Monaten aus, reicht die Zeit für diesen Plan nicht. Verlängern Sie dann lieber noch einmal mit weniger Lizenzen und lassen Sie sich nicht vom Termin hetzen. Bei Verträgen über die Microsoft Customer Agreement gibt es außerdem eine monatlich kündbare Verlängerung (Extended Service Term), die Luft für die letzte Etappe verschafft.

Wie stellt man die Pilotgruppe zusammen?

Fünf bis acht Personen reichen, wenn sie verschieden arbeiten. Nehmen Sie jemanden aus der Buchhaltung, der mit großen Excel-Mappen hantiert, jemanden aus dem Außendienst mit Smartphone und schwankendem Netz und eine Person, die eher ungern Neues ausprobiert. Mit lauter Begeisterten im Pilot zeigen sich die echten Probleme erst beim Rollout. Legen Sie vorher fest, woran Sie den Erfolg messen, etwa ob der Client zuverlässig synchronisiert und die wichtigen Vorlagen korrekt öffnen. Fragen und Fehler sammeln Sie an einer Stelle, etwa in einem Kanal im neuen Chat.

Wie migriert man OneDrive und SharePoint nach Nextcloud?

Für die Dateien eignet sich rclone. Das Kommandozeilenwerkzeug spricht OneDrive for Business und SharePoint-Dokumentbibliotheken über die Microsoft-Schnittstelle an. Bei der Einrichtung mit rclone config wählen Sie den Typ onedrive und dann den persönlichen OneDrive, eine SharePoint-Website oder direkt die ID einer Bibliothek. Auf der Gegenseite richten Sie Nextcloud als WebDAV-Ziel mit dem Anbieter nextcloud ein. Die WebDAV-Adresse steht in den Einstellungen der Nextcloud-Dateien-App, als Kennwort nehmen Sie ein App-Passwort.

# Datenmenge einer Bibliothek ermitteln
rclone size sp-projekte:

# Makro-Dateien auflisten
rclone lsf -R --files-only --include "*.{xlsm,xlam,docm,dotm,pptm}" sp-projekte: > makros.txt

# Probelauf, dann echte Kopie mit Protokoll
rclone copy sp-projekte: nc:Projekte --dry-run
rclone copy sp-projekte: nc:Projekte --transfers 4 --log-file umzug.log --log-level INFO

# Vollständigkeit prüfen
rclone check sp-projekte: nc:Projekte --one-way --size-only --missing-on-dst fehlt.txt

Jeder weitere rclone copy überträgt nur noch geänderte Dateien. Kurz vor dem Umstellungstermin einer Abteilung folgt ein letzter Lauf, danach wird der alte Bereich schreibgeschützt. SharePoint kennt dafür den Sperrstatus ReadOnly, per PowerShell mit Set-SPOSite -LockState ReadOnly, der auch für einzelne OneDrives funktioniert.

Einige Einschränkungen sollten Sie vorher kennen. rclone kopiert den aktuellen Stand jeder Datei, frühere Versionen und Freigabelinks bleiben zurück. OneNote-Notizbücher blendet rclone standardmäßig aus, weil sie sich über die Schnittstelle nicht wie normale Dateien öffnen lassen. Exportieren Sie diese Notizbücher vorher aus OneNote. Bei großen Datenmengen drosselt Microsoft die Abfragen. Die rclone-Dokumentation empfiehlt dann eine eigene App-Registrierung in Entra ID oder einen expliziten User-Agent.

Prüfen Sie vor dem Umzug, ob Ihre Nextcloud aktuell ist. Was bei Version 35 zu beachten ist, steht in unserem Beitrag zum Nextcloud-35-Update.

Wie kommen E-Mails, Kalender und Benutzerkonten mit?

Postfächer mit imapsync kopieren

Für die Mails ist imapsync das gängige Werkzeug. Laut imapsync-FAQ braucht es bei neueren Geschäftskonten eine Anmeldung per OAuth2, das Token übergeben Sie mit --oauthaccesstoken1. Die Option --office1 setzt die passenden Einstellungen für Exchange Online als Quelle. IMAP muss für die Postfächer aktiviert sein, und die Sicherheitsstandards in Entra ID können IMAP blockieren. Microsoft drosselt auch hier, die FAQ nennt als Richtwert 3.600 Nachrichten pro Stunde (Stand 2021). Ein Postfach mit 80.000 Mails braucht damit fast einen Tag.

Kopieren Sie alle Postfächer Tage vor dem Stichtag. Setzen Sie einige Tage vorher die TTL des MX-Eintrags in Ihrem DNS herunter. Stellen Sie am Stichtag den MX auf den neuen Anbieter um und lassen Sie imapsync danach noch einmal laufen, um die Nachzügler zu holen. Kalender exportieren Sie aus Outlook als ICS-Datei, Kontakte als CSV oder vCard, und importieren sie im neuen Webmailer. Serverregeln und Abwesenheitsnotizen richtet jeder selbst neu ein.

Anmeldung mit Keycloak

Für die Anmeldung empfehle ich einen Zwischenschritt. Keycloak führt Microsoft als vorgefertigten externen Anmeldedienst. Solange Microsoft 365 noch läuft, melden sich Ihre Mitarbeitenden an Nextcloud und Mattermost mit ihrem gewohnten Microsoft-Konto an, Keycloak legt die Konten dabei an. Zum Ende der Umstellung trennen Sie die Verbindung zu Entra ID. Jeder vergibt dann über „Passwort vergessen“ ein eigenes Kennwort und richtet die Mehrfaktor-Anmeldung in Keycloak neu ein. Planen Sie diesen Tag wie den Mail-Stichtag mit Ansage und Ansprechpartner.

Wie lange sollten altes und neues System parallel laufen?

So kurz wie möglich, solange es einen Rückweg gibt. Ich empfehle einen festen Ablauf je Abteilung: Schulung am Vormittag, letzter rclone-Lauf am Nachmittag, ab dem nächsten Morgen ist der alte Bereich nur noch lesbar. Wer etwas vermisst, findet es dort weiterhin und meldet sich. Ohne Schreibschutz speichern einzelne Kollegen aus Gewohnheit weiter in OneDrive, und bald gibt es zwei Stände derselben Datei.

Für die Schulung reicht eine Stunde pro Gruppe, wenn sie an den eigenen Ordnern stattfindet. Zeigen Sie, wo die Dateien jetzt liegen, wie man teilt und wie man gemeinsam im Browser an einem Dokument arbeitet. Ein Merkblatt auf einer Seite und eine feste Sprechstunde in den ersten zwei Wochen fangen die meisten Fragen ab.

Nach dem Vertragsende bleiben die Daten laut Microsoft noch eine Weile erreichbar. Je nach Vertrag bleibt das Abonnement zunächst 30 Tage normal nutzbar, danach folgen 90 Tage, in denen nur Administratoren zugreifen können. Seit Februar 2026 fällt die erste Phase bei direkt gekauften Abonnements über die Microsoft Customer Agreement weg. Sichern Sie trotzdem alles vor dem Vertragsende. Vergessen Sie auch die Aufbewahrungspflichten für geschäftliche E-Mails nicht und klären Sie, wo das Archiv künftig liegt.

Was kostet der Umstieg von Microsoft 365?

Microsoft hat zum 1. Juli 2026 die Listenpreise der Business-Pläne angehoben. Business Basic kostet seitdem 7 statt 6 US-Dollar pro Benutzer und Monat, Business Standard 14 statt 12,50 Dollar, Business Premium bleibt bei 22 Dollar. Apps for Business mit den Desktop-Programmen stieg von 8,25 auf 10 Dollar (Microsoft Licensing). Bestandskunden zahlen den neuen Preis ab der nächsten Verlängerung. In Euro sieht die Rechnung etwas anders aus, weil Microsoft die Euro-Preise für Cloud-Dienste zum 1. Februar 2026 um rund 7,4 Prozent gesenkt hatte (Partner Center). Die nächste Währungsanpassung kündigt Microsoft für den 1. Januar 2027 an, Details sollen im November folgen (Partner Center).

Für 40 Personen mit Business Standard ergibt der Listenpreis 6.720 Dollar im Jahr. Dagegen stehen Hosting und Pflege der Alternativen, die Arbeitszeit für Migration und Schulung, einige Monate doppelte Kosten im Parallelbetrieb und Restlizenzen für alle, die Microsoft behalten. Wer nur wegen 1,50 Dollar Aufschlag wechselt, spart im ersten Jahr wahrscheinlich nichts. Lohnend wird der Umstieg über mehrere Jahre und durch das, was Sie dafür bekommen: Daten auf Servern in Deutschland bei einem Vertragspartner ohne US-Mutter und die Freiheit, den Dienstleister zu wechseln.

Etwas sparen lässt sich schon unterwegs. Haben Sie Chat und Besprechungen bereits umgestellt, gibt es zur Verlängerung die Pläne ohne Teams, Business Standard etwa für 10,79 statt 14 Dollar.

Welche Microsoft-Dienste behalten Sie bewusst?

Rechnen Sie damit, dass einzelne Microsoft-Dienste bleiben. Häufig behalten zwei oder drei Personen Excel am Desktop für ihre Makro-Mappen, dafür reicht Apps for Business ohne Postfach und Teams. Läuft die Telefonie über Teams gut, kann sie bleiben, bis ein Ersatz geprüft ist. Einladungen von Kunden in Teams-Besprechungen nehmen Sie im Browser an, dafür ist in der Regel keine Lizenz nötig. Was bleibt, sollten Sie aufschreiben, mit dem Grund und dem Datum der nächsten Prüfung.

ACONA übernimmt auf Wunsch die technische Seite: Wir betreiben Nextcloud mit Collabora oder OnlyOffice, Mattermost, Jitsi und Keycloak auf Servern in Deutschland, ziehen Ihre Dateien und Postfächer um und schulen Ihre Mitarbeitenden. Einen Überblick gibt die Seite Digitale Souveränität. Ob und in welcher Reihenfolge sich der Umstieg für Ihren Betrieb lohnt, klären wir gern in einem kostenlosen Erstgespräch von 20 Minuten.

Häufige Fragen

Quellen

1. Microsoft Licensing: Microsoft 365 Pricing and Packaging Updates (16. Februar 2026)
2. Microsoft Partner Center: December 2025 announcements, Local currency price adjustments (12. Dezember 2025)
3. Microsoft Learn: What happens to my data and access when my Microsoft 365 for business subscription ends? (Juni 2026)
4. Microsoft Learn: Overview of the new Microsoft billing experience for business subscriptions (März 2026)
5. rclone: Microsoft OneDrive (Dokumentation)
6. imapsync: FAQ Office 365
7. ONLYOFFICE API: Converting VBA macros